Assistente Administrativo

Missão do Cargo:

Assegurar a organização, controle e confiabilidade das rotinas administrativas, financeiras e documentais relacionadas aos imóveis e ativos da família, apoiando a gestão eficiente imóveis. O cargo tem como objetivo garantir o correto acompanhamento de despesas, contratos e documentos, conduzir negociações com fornecedores buscando melhor custo-benefício, e oferecer suporte operacional direto à liderança, contribuindo para segurança das informações, cumprimento de prazos e eficiência na administração dos ativos.

Atribuições e responsabilidades:

• Controlar e acompanhar despesas relacionadas aos ativos do grupo, incluindo condomínio, IPTU, seguros, taxas, serviços e contas recorrentes.
• Atuar no processo de compras e contratações, realizando cotações e negociação com fornecedores (condições à vista e a prazo, prazos de entrega e descontos), buscando eficiência de custos.
• Atualizar planilhas de controle financeiro com valores pagos e recebidos, sinalizando divergências, inconsistências ou oportunidades de otimização.
• Organizar e manter a gestão documental de contratos, comprovantes, certidões e registros, garantindo rastreabilidade e disponibilidade para consultas, auditorias e conferências futuras.
• Apoiar a digitalização, classificação e arquivamento de documentos em pastas físicas e diretórios eletrônicos, assegurando padronização das informações.
• Solicitar boletos, notas fiscais e segunda via de documentos junto a fornecedores, administradoras e prestadores de serviços.
• Esclarecer dúvidas operacionais com fornecedores quanto a valores, vencimentos, cobranças e condições comerciais.
• Apoiar o relacionamento operacional com instituições financeiras, providenciando documentos e informações de rotina quando necessário.
• Manter contato com cartórios e órgãos competentes para obtenção e conferência de certidões e matrículas de imóveis.
• Acompanhar contas de consumo (ex.: IPTU, água, energia, condomínio e demais encargos), garantindo controle de prazos e organização dos comprovantes.
• Apoiar no levantamento e controle de custos relacionados a obras, reformas e manutenções, organizando orçamentos e informações para acompanhamento financeiro.

Requisitos e qualificações:

• Ensino médio completo
• Experiência ou conhecimento em rotinas administrativas e financeiras.
• Vivência em contato com fornecedores.
• Habilidade de negociação.
• Organização, atenção a detalhes e disciplina.