Assistente Administrativo

Dar assistência na administração das vendas da filial, controlando, organizando e dando suporte a toda equipe e envolvidos no ponto de venda (PDV).

Realizar abertura diária do caixa da filial através de sistema informatizado, e conferir saldo de caixa do sistema x espécie efetiva (R$), garantindo a conferência do caixa, controle financeiro do PDV e habilitação no sistema para emissão de notas.

Conferir e organizar os relatórios diário de movimentos de caixa x documentos gerados/recebidos (NF entrada e saída, comprovantes de pagamentos, depósitos, boletos, etc.) após aprovação da gerência, separando-os por áreas responsáveis para posteriormente envio a matriz, garantindo o controle financeiro e administrativo.

Conferir e separar o relatório por tipo de venda diário (em dinheiro, depósito antecipado, cartão de aniversário e vale promoção) e o relatório de lançamentos diário (despesas no caixa pequeno, sangria, suplemento do caixa pequeno em espécie).

Anexar os respectivos documentos quando houver (ex: sangria), garantindo o correto envio dos relatórios e documentos conferidos para o CONPAG.

Conferir e separar o relatório diário de vendas em cartão de crédito, boleto bancário (inclusive venda B2fleet), pagamentos a receber, financiamento em cheque. Anexar os respectivos documentos quando houver (ex: comprovante de transações eletrônicas do cartão; ficha de financeiras / cheques), enviando os relatórios e documentos conferidos para o Crédito e Cobrança.

Conferir e separar o relatório diário de pré-fechamento e relatório de entrada e saída (notas fiscais). Anexar as notas, enviando os relatórios e documentos conferidos para o Fiscal.

Conferir e separar o relatório de SEPU quando houver anexando os respectivos documentos do processo de bonificação técnica do pneu, enviando os relatórios e documentos conferidos para a Gestão.

Conferir e separar o relatório de vale promoção, cartões de aniversário e inservíveis quando houver anexando os respectivos documentos, enviando os relatórios e documentos conferidos para gerência.

Arquivar na filial as segundas vias de todos os relatórios com os documentos respectivos, garantindo o controle financeiro e administrativo da filial.

Atender telefone e clientes na loja de forma padronizada, garantindo a padronização da planta de serviço da Prometeon.

Receber o cliente no caixa após a conclusão da venda. Conferir com o cliente os seus dados cadastrados, forma de pagamento, serviços executados (se houver), destino dos pneus inservíveis (carcaça, se houver), para recebimento do valor de serviços e emissão da nota fiscal. Entregar e explicar ao cliente a composição da nota, bem como as garantias de pneus (quando houver). Para vendas B2Fleet, segue o mesmo processo, porém a nota fiscal é enviada por correio para o cliente (locadoras), finalizando o processo de venda no PDV.

Receber, analisar e distribuir os documentos do malote aos responsáveis, garantindo o fluxo e entrega dos documentos recebidos aos responsáveis.

Preencher e enviar o controle de malote junto aos documentos para a secretaria, garantindo o fluxo e controle dos documentos enviados.

Solicitar e acompanhar semanalmente a coleta inservíveis (pneus) emitindo nota fiscal de entrada e saída dos produtos coletados, garantindo o destino ecologicamente correto dos inservíveis da filial.

Receber e analisar o tipo de entrada e operação para lançar documentos/nota fiscal de entrada no sistema alimentando o estoque e/ou gerando dados (NF de despesas) para pagamento posterior ao fornecedor através do CONPAG e administração das despesas da filial com a GESTÃO, assegurando a entrada de produtos no estoque e as informações de pagamentos e controles.

Analisar o tipo de saída e operação para emitir a nota fiscal (transferências de mercadorias entre filiais, devoluções, material de uso consumo, brindes, transferência de material de consumo e bem patrimonial etc.), assegurando a saída de produtos no estoque e as informações necessárias de débitos e créditos, bem como o controle das operações.

Checar se foi realizado pela área de vendas a consulta da situação no Sintegra para clientes pessoa jurídica que possui inscrição estadual, assegurando o cumprimento da legislação.

Emitir e conferir os dados do relatório de cartão de aniversário até o segundo dia útil do mês e gerar as etiquetas da mala direta para envio por malote ao departamento de marketing. Em caso de retorno da mala direta realizar atualização de cadastro através de contato com o cliente, visando fidelizar os clientes com ação promocional e manter o banco de dados atualizado.

Controlar e administrar (estoques) as entregas dos EPIs, uniformes, benefícios em geral, brindes, material promocional, etc., garantindo a efetivação das ações promocionais e eventuais e cumprimento das normas e leis estabelecidas.

Auxiliar a gerência no controle da compensação do banco de horas dos funcionários, bem como envio de informações documentos para o RH (atestados, justificativas, controle de ponto, etc), garantindo o cumprimento do acordo e normas do RH.

Atender transportadoras, liberando ou recebendo mercadorias de acordo com conteúdo da nota fiscal, assegurando o correto recebimento/entrega junto ao fornecedor.

Emitir e conferir com a gerência os relatórios de pré-fechamento de entradas e estoques (confirmação de ausência de saldo de produtos genéricos) bem como, o saldo total de caixa (dinheiro, cartões etc.) para posterior fechamento diário do caixa através de sistema informatizado, garantindo o fechamento correto do caixa de acordo com as transações/movimentações efetuadas no dia e envio de dados para a matriz.

Formação Acadêmica

- 2º Grau completo

- Desejável: Ensino Superior desejado (Administração de empresas, contabilidade, exatas).

Experiência na Área:

Possuir boa experiência na carreira profissional.

Treinamentos e Qualificações:

• Pacote Office

• E-learning sobre produto.

• Planta de serviços

• Atendimento Telefônico

• 5s

Conhecimentos Específicos:

• Habilidades numéricas

Habilidades:

• Relacionamento

• Comunicação

• Negociação

• Iniciativa

• Gerenciamento de conflitos

• Relacionamento Interpessoal

• Visão estratégica do negócio

• Trabalhar sob pressão

• Organização

• Flexibilidade

Responsabilidade:

A função é de muita responsabilidade, sendo necessário total comprometimento com a organização e transparência com a gerência.